Vi vill att din konferens ska bli lyckad och det är många detaljer att tänka på inför en konferens. Därför hjälper vid dig gärna att planera ditt nästa möte eller din nästa konferens på Ideon.

Vill du planera själv så har vi gjort en lista nedan med tips.

Att tänka på före konferensen:

Konferenspaket:
För att göra det enklare för dig som bokar har vi samlat det viktigaste för er konferens i ett antal konferenspaket. Gäller från minst 15 personer.
Vi kan även ordna specialpaket för färre än 15 personer.

Möblering 

• U-sittning: För konferenser där deltagare ska diskutera och kommunicera med varandra. 
• Skolsittning: Bra vid utbildning och om deltagarna ska kunna anteckna.
• Biosittning: Är ofta valet vid konferens med föreläsare.
• Öar: Perfekt för grupparbeten och andra kreativa konferenser. 

Teknik/utrustning

• Mygga/headset: Finns i konferenslokalen Forum och Square som lämpar sig bra för större föreläsningar. 
• Dataprojektor: Finns takhängd i alla våra lokaler/rum för sex personer eller fler. Tänk på att ta med dator.
• Internet: Trådlöst

Utrustning i de större lokalerna: Dataprojektor, internet, whiteboard, blädderblock, pennor/block, godis och vatten.

Kaffepauser & lunch:
Frukost kan beställas och levereras i anslutning till konferensrummet.

Varm lunch: Serveras på Restaurang Ideon (Kryddhyllan) som ligger i Alfahuset i samma byggnad som en del av våra lokaler (2 min gångväg). 

Här finns två alternativ: 

• Affärslunch på buffé med varma och kalla rätter inkl. dessert; serveras i Gästmatsalen och rekommenderas när ni har lite extra tid för lunchen.
• Dagens Lunch inkluderat hembakat bröd, salladsbord och måltidsdryck, även här bokar vi bord till er (obs! "bricklunch")

Det finns andra restauranger och cateringalternativ om så önskas. 

Önskas en snabb och kort lunch kan detta beställas med leverans till konferenslokalen.

Glöm inte att meddela om specialkost önskas (allergi, vegetarisk mm.)

Vid bokning: Använd formuläret i ”Bokningsförfrågan” så får vi all information vi behöver för att boka in er. Kom ihåg att meddela om det är ett speciellt kostnadsställe som ska belastas.

Handikappanpassat: 
Alla lokaler, rum och toaletter är anpassade för personer med funktionshinder. 

Avstämning, 1 vecka före bokat datum:
Stäm av med konferensbokningen 1 vecka innan så att eventuella ändringar blir rätt; deltagarantal, fikatider, extra utrustning mm.

Tillträde till lokalen/rummet:
Ni har tillträde till lokalen/rummet mellan de klockslag som bokningen är gjord. Tidigast på morgonen kl. 7.00 och senast på kvällen kl. 22.00 enligt överenskommelse med konferensavdelningen.

Kreativa konferenser:
Är det något ni behöver utöver den befintliga utrustningen? Kommer ni att vara kreativa och klippa/ klistra? Vill ni kanske sitta på ett annat sätt istället för i traditionella konferensmöbler? Möbleringen kan göra mycket för konferensen. Ni kanske vill ta en promenad gruppvis under dagen eller en annorlunda lite längre fikapaus utomhus i det gröna eller på soldäck/takterassen? För visst är det vid sådana tillfällen som många idéer kläcks. Ibland kan man behöva dela upp gruppen i flera mindre; då finns det grupprum eller sittgrupper att tillgå.

Berätta för oss när ni bokar vad just ni vill göra.

Deltagarregistrering:
Låt oss ta hand om registreringen av deltagare till ert seminarium eller konferens. Deltagarna registrerar sig på konferens@ideon.se. Vi upprättar deltagarförteckning och tar emot deltagarna i receptionen vid ankomst.  

Konferensdagen: 
Kom i god tid så hinner ni förbereda er ordentligt och är redo att möta deltagarna.

Stäm gärna av fika/lunchtider med receptionen vid ankomst.

Parkering
P-platser finns i nära anslutning till konferensslokalerna. Det går bra att parkera vid samtliga byggnader inom Ideons område. 
Observera att det är betalparkering. Automaterna tar emot både kontanter och betalkort; p-biljetten gäller på hela området.

Att tänka på efter konferensen:

Boka nu: Vill ni vara säkra på att få ert favoritrum/lokal? Boka då nästa konferens redan nu!

Kvarglömda saker: Se över rummet/lokalen innan ni lämnar. Kvarglömda saker finns i receptionen fram till en månad efter konferensen.

 

För fler tips eller frågor kontakta oss på konferens@ideon.se eller 046-286 85 15.

Lycka till med planeringen.